Personvern

Personvern handler om retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger.

Formålet med personopplysningsloven er å beskytte enkeltpersoners personvern ved behandling av personopplysninger.

Personopplysningsloven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (også kalt GDPR - General Data Protection Regulation). Personvernforordningen er et sett regler som gjelder for alle EU/EØS-land.

Bærum kommune samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.

Dersom Bærum kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene. (f.eks. ved spørreundersøkelser)

For at Bærum kommune kan levere kommunale tjenester og ytelser til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til kommunens ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

• Den europeiske personvernforordningen (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
• Personopplysningsloven utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte områder.
• Offentleglova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Bærum kommune praktiserer meroffentlighet. Det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige. Dokumenter som ikke er skjermet, er tilgjengelig i offentlig journal på hjemmesiden.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.
• Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
• Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen.
• Helselovgivningen inneholder ulike regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Andre aktuelle lover som gir adgang for kommunen til å behandle personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver:

• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Barneverntjenesteloven
• Sosialhelsetjenesteloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Pasientjournalloven
• Helseregisterloven
• Folketrygdloven
• Nav-loven
• Regnskapsloven
• E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan kommunen behandle personopplysninger om deg basert på ditt samtykke. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlingen av dine personopplysninger.  Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte veiledningstorget i kommunen.

Interesseavveining

En virksomhet kan i visse tilfeller behandle personopplysninger dersom det er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. 

Bærum kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, Nav eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste eller ytelse.

Når du tar kontakt med oss på telefon, gjøres det automatisk et oppslag mot nummeropplysningen som gjør at vi ser navn og adresse som er registrert på telefonnummeret du ringer fra. Dersom du ikke ønsker at informasjonen din skal være tilgjengelig, kan du reservere deg mot oppføring i nummeropplysningstjenester. Ta kontakt med din teletilbyder for å gjøre dette.

Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker kommunen  om en tjeneste eller ytelse. 

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus
• Helseopplysninger som diagnose, medisiner
• Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbyggeren benytter, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, renovasjon m.m.

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som regnes som personopplysninger

Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår. Opplysninger du fyller inn i, oversendes elektronisk til Bærum kommune. Opplysningene gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse.

Bærum kommune ønsker å gi innbyggerne et digitalt svar på henvendelsene som sendes inn. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person. Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjema. Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder. Fødselsnummer vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.

Vi henter inn dine personopplysninger fra andre offentlige etater, som for eksempel Folkeregisteret, Kontakt- og reservasjonsregisteret, Nummeropplysningen, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV), Utlendingsdirektoratet (UDI), Brønnøysundregistrene og Statsforvalter.

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til dine opplysninger, og vi kontrollerer de ansattes behandling av personopplysninger i datasystemene. Alle ansatte i kommunen gjennomgår jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles. 

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:

• uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
• opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
• opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Det kan for eksempel være NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet (i forbindelse med eksamen eller nasjonale prøver) med flere.

Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, inngår kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.

Vi arbeider alltid for at din personlige informasjon hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi deler informasjonen med en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i et tredjeland. I slike tilfeller er beskyttelsesnivået for dine personopplysninger garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller ved bruk av såkalte standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses eller SCCs) vedtatt av EU-kommisjonen, passende beskyttelsesforanstaltninger, for eksempel godkjent adferdskodeks i mottakerlandet, EU-modellklausuler eller Data Privacy Framework.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Kommunedirektøren i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Personvernlovgivningen gir den som er registrert i virksomheten ulike typer rettigheter. Du har rett til å kreve informasjon om hvordan dine personopplysninger blir behandlet , samt rett til å kreve innsyn i egne personopplysninger.

Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer kunne kreve å få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Ved forespørsel om innsyn ta kontakt med Veiledningstorget tlf. 67 50 40 50.

Innsyn i personopplysninger - bestilling

Veiledningstorget
Kommunegården
Arnold Haukelands plass 10
1338 SANDVIKA

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.

Retten til innsyn er en rettighet som du i utgangspunktet har krav på, men det finnes noen situasjoner hvor en virksomhet kan nekte å gi deg innsyn i hvilke personopplysninger de behandler om deg.

Du har rett til å kreve å få korrigert opplysningene dine dersom de ikke er korrekte.

Dersom du oppdager feilaktige opplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. I utgangspunktet skal vi på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men dersom du selv oppdager at noe er feil ønsker vi at du tar kontakt med oss, slik at vi så raskt som mulig kan korrigere informasjonen.

Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet.

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for det formålet vi samlet de inn. Dersom du mener kommunen registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.Du har under enkelte omstendigheter rett til å kreve begrensing av behandling som gjelder deg selv.Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.Du har rett til å protestere på behandlingen av personopplysningene dine (innsigelsesrett). Den registrerte har i visse tilfeller rett til å protestere på at vi behandler opplysninger om deg. Eksempler på slike tilfeller kan være ved direkte markedsføring.

Du har rett til å få kopi av din data i et digitalt format.

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.

Rett til å motsette seg automatiserte avgjørelser og profilering.

Den registrerte har rett til å motsette seg automatiserte avgjørelser som har rettsvirkning eller i betydelig grad påvirker den registrerte.

Rett til å klage til Datatilsynet.

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis.

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven.

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Kommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven.

Hovedregelen etter Offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Kommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. 

Bærum kommune bruker kunstig intelligens (KI) varsomt og ansvarlig for å støtte ansatte i oppgaveløsning, med tydelige «vær‑varsom»-prinsipper om dataminimering, kildekritikk og åpenhet om KI‑støttet innhold.

All bruk av KI skal ha gyldig rettslig grunnlag etter personvernregelverket, og før løsninger tas i bruk vurderer vi risiko gjennom ROS og eventuelt personvernkonsekvensvurdering (DPIA) når det er nødvendig.

KI brukes ikke til å fatte viktige enkeltavgjørelser om innbyggere uten særskilt grunnlag og menneskelig kontroll. 

Du har de samme rettighetene som ellers når personopplysninger behandles av kommunen (innsyn, retting, sletting m.m.).

Bærum kommune har etablert Personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger.  Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.

Personvernet kan kontaktes på epost eller via telefon 67 50 40 50.
Brev kan sendes til:
Personvernombudet
Anette Engum
Bærum kommune
Postboks 700
1304 Sandvika

Spørsmål vedrørende personvernerklæringen kan også rettes til Innbyggertjenester (tidligere Veiledningstorget) på telefon 67 50 40 50, eller e-post: post@baerum.kommune.no